Als Office Manager:in organisierst du Aufgaben und Prozesse im Büro und stellst sicher, dass diese effizient geplant und durchgeführt werden. Vor diesem Hintergrund vermittelt der Lehrgang fundierte Kenntnisse im professionellen Workflow eines Büros sowie moderne Kommunikationstechniken. Ergänzt wird dies um Gesprächstechniken sowie eine routinierte Handhabung der gängigen digitalen Kommunikationsmittel und einen Einblick in das Beschwerdemanagement. Abschließend frischst du deine Englischkenntnisse auf, vertiefst und erweiterst diese um Grundbegriffe aus der Wirtschaft.

Büroorganisation

Arbeitswelt Büro (Vollzeit ca. 4 Tage/Teilzeit ca. 8 Tage)
Arbeitsplatzorganisation
Zeit- und Selbstmanagement
Präsentationen adressatengerecht vorbereiten
Postbearbeitung und Informationsweiterleitung
Hybride Zusammenarbeit und digitale Besprechungskultur
Einsatz von KI in der Büroorganisation, z. B. zur Recherche, Strukturierung und Erstellung von Textentwürfen

Terminorganisation (Vollzeit ca. 3 Tage/Teilzeit ca. 6 Tage)
Termine und Besprechungen mit MS Outlook planen
Kalenderfunktionen, Einladungen und Erinnerungen nutzen
Veranstaltungen/Dienstreisen planen
Digitale Abstimmungs- und Buchungsprozesse im Arbeitsalltag
KI-gestützte Erstellung von Einladungen, Besprechungsvor- und Nachbereitung sowie Protokollentwürfe
Aufgaben und To-dos aus Besprechungen strukturieren und nachverfolgen

Betriebswirtschaftliche Grundlagen für Büroberufe (Vollzeit ca. 5 Tage/Teilzeit ca. 10 Tage)
Grundlagen des Wirtschaftens
Unternehmensformen, Ziele und Führung
Aufbauorganisation in Unternehmen/Organigramme
Führungsstile und -techniken
Agenden/Protokollentwürfe mit KI erstellen
Grundlagen des Rechnungswesens
Angebots- und Auftragsmanagement
Kunden- und serviceorientierte Kommunikation
KI-gestützte Informations- und Datenaufbereitung

Projektarbeit (Vollzeit ca. 3 Tage/Teilzeit ca. 6 Tage)
Zur Vertiefung der gelernten Inhalte
Präsentation der Projektergebnisse

Digitales Büro (Vollzeit ca. 3,5 Tage/Teilzeit ca. 7 Tage)
Kaufmännischer Schriftverkehr nach DIN 5008
Vorbereiten von Telefongesprächen
Vorlagengestaltung und Serienbriefe
Digitales Dokumentenmanagement und Dokumentenmanagementsysteme (DMS)
Datenschutz und rechtliche Grundlagen
Digitale Zusammenarbeit, digitale Prozesse und hybride Arbeitswelt
Phishing-Mails und Spamfilter
E-Mail, Sprachnachrichten, Messengerdienste im beruflichen Kontext
Suchmaschinen zielführend nutzen und Suchergebnisse filtern
Digitale Transaktionen und verantwortungsvoller Umgang mit Online-Diensten
File-Sharing – Dateien synchronisieren, freigeben und abrufen
Passwörter sicher anlegen und verwalten, Zwei-Faktor-Authentisierung
KI im digitalen Schriftverkehr z. B. für Textentwürfe, Umformulierungen, Korrekturunterstützung

Praxisbezogene Projektarbeit sowie Prüfung: Führerschein für digitale Kompetenz (Vollzeit ca. 1,5 Tage/Teilzeit ca. 3 Tage)



Digitale Kommunikation

Grundlagen (ca. 2 Tage)
Was ist „digitale Kommunikation“?
Abgrenzung zur analogen Kommunikation
Kommunikationskanäle (E-Mail, Chat, Social Media)
Vor- und Nachteile digitaler Kommunikation (Always On, Datenintegration, Internationalisierung, Interaktivität)
Digitale Rhetorik und Netiquette

Rechtliche Grundlagen und KI (ca. 1,5 Tage)
Medien- und Urheberrecht
Datenschutz (DSGVO) und Datensicherheit
Grundlagen sicherer digitaler Kommunikation (z. B. Verschlüsselung)
KI im Arbeitsalltag richtig nutzen

Medienkompetenz (ca. 1 Tag)
Funktionsweise von Algorithmen
Fake News erkennen
Confirmation Bias
Prompt Engineering
Kritischer Umgang mit KI-generierten Inhalten

Unternehmenskommunikation (ca. 2 Tage)
Vernetzte Arbeitswelten/Kollaboratives Arbeiten
New Work und digitale Zusammenarbeit
Corporate Communication
Digitale Unternehmensmodelle und Tools
Digitaler Wandel in der Unternehmenskultur
Social Networks
Social Intranet
Videokonferenzen

Kundenkommunikation (ca. 2,5 Tage)
Bedeutung und Struktur des E-Commerce
Customer Experience (CX)
Mediumauswahl im digitalen Kundenkontakt
Kommunikationsanforderungen am Kunden-Touchpoint
Definition und Umsetzung von Gesprächszielen
Aktive und lösungsorientierte Gesprächsführung
Chatbots
KI im Kundenkontakt

E-Mails im digitalen Zeitalter (ca. 1 Tag)
Kundenorientierte E-Mail-Gestaltung
Professionelle Formulierungen
Richtigen Schriftstil wählen
Einsatz von Textbausteinen
Spam-Filter
KI-gestützte Optimierung von E-Mails

Videokonferenzen und Telefonate (ca. 2 Tage)
Vorbereitung von Online-Meetings
Methoden und Tools für erfolgreiche
Online-Meetings
Typische Stolperfallen im Online-Call
Technische und organisatorische Rahmenbedingungen
Wirkung von Körpersprache und Stimme vor der Kamera
Aktives Zuhören und Gesprächssteuerung
Souveränität und Kompetenz ausstrahlen
Einladung, Vor- und Nachbereitung (Protokollierung)

Konfliktmanagement (ca. 1 Tag)
Ursachen von Konflikten
Konfliktmodelle
Kommunikationshindernisse
Stadien der Konfliktbearbeitung
Rollen innerhalb der Konfliktbearbeitung
Shitstorms und Trolle 

Projektarbeit (ca. 2 Tage)
Zur Vertiefung der gelernten Inhalte
Präsentation der Projektergebnisse

Beschwerdemanagement

Einführung in das Beschwerdemanagement (ca. 1 Tag)
Beschwerden als Chance für das Unternehmen
Ursachen und Arten von Beschwerden
Verstehen des Kundenverhaltens
Beschwerdemanagementsysteme
Beschwerden in digitalen Kanälen (z. B. Bewertungen, Social Media)

Psychologie der Beschwerde (ca. 1 Tag)
Verhaltenstendenzen erkennen
Bedürfnisse und Erwartungen der Kundschaft
Beziehungsebenen
Umgang mit unterschiedlichen Kundentypen

Reaktion auf Beschwerden (ca. 0,5 Tage)
Erstreaktion: Timing und Tonalität
Analyse von Beschwerden
Schlüsselfaktoren

Bearbeitung von Beschwerden (ca. 1 Tag)
Leitlinien für den professionellen Umgang mit Reklamationen und Beschwerden
Ablauf eines Beschwerdegesprächs
Einsatz von KI zur Unterstützung der Beschwerdebearbeitung

Deeskalation (ca. 0,5 Tage)
Deeskalationsstrategien und Umgang mit schwieriger Kundschaft
Professionelle Haltung bewahren und Grenzen setzen

Projektarbeit (ca. 1 Tag)
Zur Vertiefung der gelernten Inhalte
Präsentation der Projektergebnisse



Wirtschaftsenglisch

Grundlagen der beruflichen Englischkommunikation (ca. 4 Tage)
Grundstrukturen der englischen Sprache im beruflichen Kontext
Zeitformen (simple, continuous, perfect)
Fragestellung
Aktiv/Passiv
Adjektiv/Adverb
Modalverben
Konditional
Unterschiede zwischen britischem und amerikanischem Englisch im Berufsalltag
Wichtige Idiome im beruflichen Sprachgebrauch
Präsentieren auf Englisch

Kommunikativer Teil (ca. 5 Tage)
Kundenkontakte aufbauen und pflegen, Telefonate, Schriftverkehr
Künstliche Intelligenz zur Formulierung und Optimierung englischer Geschäftskommunikation
Begrüßung und Vorstellung bei Geschäftsbesuchen
Umgang mit Reklamationen
Produkte beschreiben
Briefe und E-Mails verfassen mit gängigen Phrasen zu Themen wie Bestellung oder Angebot verfassen
Unternehmensstrukturen auf Englisch beschreiben

Wirtschaftsenglisch (ca. 6 Tage)
Verfassen von Geschäftskorrespondenz
KI-Unterstützung bei englischsprachigen E-Mails und Schreiben
Überzeugend argumentieren im beruflichen Kontext
Unternehmensstruktur, Marketing und Vertrieb auf Englisch erläutern
Berichterstattung über Marktanalysen, Diskussion von finanziellen Trends
KI zur Analyse und Aufbereitung von Informationen
Kommunikation auf Geschäftsreisen: Empfang, Hotel, Restaurant
Auftritt in Meetings
Vorgänge und Abläufe beschreiben
Verhandlungen führen und Vereinbarungen treffen
Pläne und Projekte erarbeiten und kommunizieren
Vorbereitung von Präsentationen
KI-Tools zur Strukturierung und sprachlichen Optimierung von Präsentationen
Englischsprachige Stellenbeschreibungen
Angelsächsischer Bewerbungsprozess
Verfassen eines englischsprachigen Lebenslaufs
Vorstellungsgespräch: Selbstsichere Darstellung von Erfahrungen und Qualifikationen

Projektarbeit, Zertifizierungsvorbereitung und Zertifizierungsprüfung TOEIC® (ca. 5 Tage)



Änderungen möglich, die Lehrgangsinhalte werden regelmäßig aktualisiert.