Die Anforderungen an die Berufsbilder Sekretär/innen und Assistent/innen haben sich in den letzten Jahren sehr stark verändert – weg von verwaltenden Aufgaben hin zu selbständigem Office-Management. Neben der Unterstützung des Chefs müssen Sie nicht nur eine Vielzahl von Projekten eigenständig zum Erfolg führen, sondern sind zudem Ansprechpartner für viele Mitarbeiter, Lieferanten sowie Kunden und sorgen dafür, dass Veranstaltungen und Meetings effizient durchgeführt werden. In diesem Praxisseminar werden Methoden vermittelt und Hilfsmittel zur Verfügung gestellt, um Ihren Arbeitsalltag im Büro und Sekretariat erfolgreich, zeitsparend und zugleich nervenschonend bewältigen zu können.

Termine
Modul I+II: 05. - 06.11.2014 oder 16. - 17.03.2015 oder 29. - 30.06.2015 - die weiteren Termine werden mit den Teilnehmern direkt abgestimmt - jeweils 2 Module aufeinanderfolgend, nur das Modul 7 als Einzeltag.

Seminarinhalte

Modul I: Teambildung Chef / Sekretariat (Dauer: 1 Tag)

Erwartungshaltung Chef
Erwartungshaltung Sekretariat
Was heißt "führen"?
Motivation und Demotivation
Was bedeutet Kontrolle?
Führungskompetenz im Sekretariat
So entstehen gute Teams
Einzelne Teamphasen erkennen
Erfolgsmotiviertes Handeln durch klare Zielsetzung
Informationen effizient steuern
Spürbar entlasten: Informationsmanagement für den Chef
Die Kommunikation im Team
Spielregeln für die Team-Arbeit
Verfolgung der Gesamtinteressen statt Einzelinteressen
So werden Sie mit Ihrem Chef zum Winning Team
Durch klare Absprachen Missverständnisse vermeiden
Regelmäßiges Feedback für beide Seiten
So stellen Sie eine langfristige professionelle Zusammenarbeit sicher

Modul II: Arbeitsplatzorganisation (Dauer: 1 Tag)

Die allgegenwärtige Erwartungshaltung: Die Sekretärin, das Organisationsgenie
Effizienteres Arbeiten mit besserem Durchblick und rationelle Arbeitstechniken
Von der Eingangspost zur Ablage: Der perfekte Arbeitsfluss
Transparente Office-Organisation für Sie und Ihren Chef: So optimieren Sie Ihr Ablagesystem
So realisieren Sie das &quote;papierarme&quote; Büro
Platz für Eventualitäten im Plan
Berücksichtigung des Biorhythmus bei der Aufgabenplanung
Abstimmung unterschiedlicher Arbeitsabläufe aufeinander
Kontinuität und Beständigkeit in der Aufgabenerledigung
Einhalten von Terminvorgaben ohne unter Druck zu geraten
Kreativität und Innovationsdenken
Checklisten und Formulare, die Ihnen das Leben leichter machen
Mehr Transparenz auf dem Schreibtisch
Wichtige Regeln für die Organisation der Zusammenarbeit mit Vorgesetzten und Kollegen
Aktuelle Anforderungen an das moderne Office-Management
Das Office von morgen: Einflüsse durch veränderte Strukturen
Arbeiten für zwei oder mehrere Chefs: Worauf Sie unbedingt achten müssen
Praktische Übungen

Modul III: Zeit-/Selbstmanagement (Dauer: 1 Tag)

Realistische Zielsetzung bei der Tagesplanung
Die Bedeutung von Schriftlichkeit
Gezielte Arbeitsvorbereitung mit dem Chef/dem Team
Wie bekommen Sie die Informationen, die Ihr Chef braucht?
Die Informationsflut sinnvoll organisieren
Fremdbestimmung reduzieren
Checklisten effizient nutzen
Eigeninitiative und Selbstmotivation
Zeitdiebe erkennen und nachhaltig beseitigen
Den schlechten Angewohnheiten an den Kragen gehen
Umgang mit der "Aufschieberitis"
Durchsetzungskraft und Selbstbehauptung
Gekonnt "Nein" sagen
Angemessene Botschaften
Prioritäten erkennen
ABC-Analyse
Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden
Die Kunst des Delegierens
Praktische Übungen

Modul IV: Effizienz von Meetings steigern / Optimierung E-Mailverkehr (Dauer: 1 Tag)

Zeitgewinn durch gute Planung
Maßnahmen zur Effizienz-Steigerung
Die zielorientierte Agenda
Anzahl der Meeting Notwendigkeit entscheiden
Auswahl der Teilnehmer
Vorbereitung von Meetings
Dauer der Meetings
Art und Einsatz der verwendeten Arbeitsmittel
Treffen von konkreten Vereinbarungen
Fixieren der Ergebnisse
Einhalten der vorgegebenen Zeit
Meeting am Vormittag
Nachbereitung von Meetings
Professionelle Protokolle
Schriftliche Erinnerungen
Wie strukturieren Sie die E-Mail-Flut Ihres Chefs?
E-Mails gezielt ablegen - Informationen blitzschnell wieder finden
Praktische Übungen

Modul V: Kommunikation und Gesprächsführung (Dauer: 1 Tag)

Das Sekretariat als Kommunikationszentrale
So sprechen Sie die richtige Sprache
Die entscheidenden Tipps für eine kooperative und konstruktive Gesprächsführung
So verbessern Sie langfristig die Kommunikation mit Ihrem Chef und Ihren Kollegen
Die Kunst des aktiven Zuhörens
Gezielt gefragt ist halb gewonnen
Dicke Luft im Büro: Einfache Techniken, um die Situation zu entschärfen
Regeln für das Vier-Augen-Gespräch
So üben Sie Kritik, ohne den anderen zu verletzen
Wie Sie mit Spannungen noch souveräner und sicherer umgehen
Der beste Umgang mit Zicken, Cholerikern und Besserwissern
Bei persönlichen Angriffen ruhig und klug reagieren
Praxistipps: wortgewandt, schlagfertig und diplomatisch - So bleiben Sie in jeder Situation souverän
Praktische Übungen

Modul VI: Stessmanagement für Sekretärinnen / Assistentinnen (Dauer: 1 Tag)

Was ist Stress?
Bewertung persönlicher Stressfaktoren
Mehr Gelassenheit statt Hektik
Was Sie tun können, damit Stress erst gar nicht entsteht
Analysieren Sie Ihre wichtigsten Stressfallen
Das schafft Klarheit: Wichtiges von Dringendem unterscheiden
Wie Sie Ihren persönlichen Stressfaktoren mit mehr Ruhe und Gelassenheit begegnen
Warum es so wichtig ist, sein Leben in Balance zu halten
Erste Hilfe bei Stress-Alarm
Tipps für Entspannungstechniken am Arbeitsplatz
Runter von der Palme: Wirkungsvolle Tipps für die schnelle Entspannung
Praktische Übungen

Modul VII: Projektmanagement für Sekretärinnen / Assistentinnen (Dauer: 1 Tag)

Klärung des Projektbegriffes
Wo ist heute ein Projekt sinnvoll und erfolgversprechend?
Wie strukturiere ich Projekte logisch?
Welche Einflussfaktoren darf ich nicht außer Acht lassen?
Mögliche Aufgabenfelder für die Projektassistenz
Heutige und zukünftige Anforderungen an Sie
Welche Erwartungen haben Vorgesetzte an Sie?
Ziele eines Projektes erkennen und messbar definieren
Prioritäten setzen unter Zeitdruck
Trotz mehreren gleichzeitigen Aufgaben den Überblick behalten
Vorgehen einer Projektplanung
Ressourcen- und Terminplanungs-Methoden
Vorstellung verschiedener Controlling-Instrumente
Risikomanagement
Wie kann ich prägnant die wesentlichen Fakten eines Projektes darstellen?
Worauf muss ich achten, damit ich die gewünschte Wirkung erziele?
Grundlagen der Teamarbeit und von Teamstrukturen
Rollenverteilung im Projektteam
Störungen in der Teamarbeit erkennen
Wie bewältige ich Konflikte?
Praktische Übungen