Kursbeschreibung

Zielsetzung:
Professionelles Office Management für moderne Arbeitswelten

Ein effizientes Office-Management ist heute ein zentraler Erfolgsfaktor für Teams und Unternehmen. Dieser IHK-Zertifikatslehrgang vermittelt praxisnahes Wissen für alle, die ihre organisatorischen, kommunikativen und digitalen Kompetenzen gezielt weiterentwickeln möchten - unabhängig davon, ob sie bereits im Office- oder Verwaltungsbereich tätig sind oder ihren Verantwortungsbereich erweitern wollen.

Durch die Kombination aus fundiertem Fachwissen, aktuellen Tools und praxiserprobten Methoden erwerben Teilnehmende die Fähigkeiten, um Arbeitsabläufe zu optimieren, teamübergreifende Prozesse zu koordinieren und als verlässliche Anlaufstelle im betrieblichen Alltag zu agieren.

Zentrale Themen:

• Strukturiertes Office-Management und effiziente Büroorganisation
• Digitale Tools zur Optimierung von Arbeitsprozessen
• Professionelle Kommunikation im Team und mit externen Ansprechpartner
• Grundlagen des Projekt- und Selbstmanagements
• Zeitmanagement, Priorisierung und Workflow-Optimierung
• Rechtliche Grundlagen im Office-Kontext (u. a. Datenschutz, Dokumentation)
• Moderations- und Präsentationstechniken für den Arbeitsalltag

Ihr Nutzen:

• Strukturierte Organisation und effiziente Arbeitsprozesse
• Professionelle Kommunikation im Office-Alltag
• Digitale Tools für moderne Arbeitsabläufe
• Grundlagen projektorientierten Arbeitens
• Methoden zur Priorisierung und Aufgabensteuerung
• Praxisnahes Wissen für unmittelbare Anwendung im Berufsalltag
• IHK-Zertifikat als qualifizierter Nachweis Ihrer erweiterten Kompetenzen

Inhalt:
Modul 1: Grundlagen und Bedeutung eines effizienten Officemanagements

• Definition und Ziele des Officemanagements
• Rollen und Verantwortlichkeiten
• Einfluss auf die Unternehmensstruktur
• Vorteile eines effizienten Officemanagements
• Best Practices und Standards

Modul 2: Effiziente Chefentlastung - auch für mehrere Vorgesetzte

• Ein oder mehrere Vorgesetzte - wo ist der Unterschied?
• Priorisierung und Zeitmanagement
• Effektive Kommunikationstechniken
• Delegation von Aufgaben
• Nutzung digitaler Tools zur Chefentlastung
• Konfliktmanagement bei widersprüchlichen Anforderungen

Modul 3: Zeit- und Selbstmanagement

• Arbeitstypbestimmung
• Erstellung und Nutzung von To-Do-Listen
• Priorisierungstechniken (z.B. Eisenhower-Matrix, ABC, ALPEN etc.)
• Erkennen und Umgang mit Zeitfressern
• Techniken zur Steigerung der persönlichen Effizienz
• Nutzung von Kalender- und Planungstools
• Kollaborationstechniken

Modul 4: Kommunikation

• Grundlagen der effektiven Kommunikation
• Kommunikationsmodelle und -theorien
• Feedback geben und empfangen
• Konfliktlösung und Mediation
• Nutzung digitaler Kommunikationswerkzeuge
• Vorträge halten

Modul 5: Teamentwicklung und Teambuilding

• Teamrollen
• Phasen der Teamentwicklung
• Methoden zur Förderung des Teamzusammenhalts
• Resiliente Teams gestalten
• Agile Teams fördern
• Rolle der Führungskraft im Teambuilding
• Workshops und Aktivitäten zur Teamentwicklung
• Konfliktmanagement im Team

Modul 6: Ablage und Dokumentenverwaltung

• Grundlagen der Dokumentenverwaltung
• Digitale vs. analoge Ablage
• Rechtliche Anforderungen und Datenschutz
• Nutzung von Dokumentenmanagementsystemen (DMS)
• Effiziente Archivierungsstrategien

Modul 7: Prozesssteuerung und Struktur

• Analyse und Optimierung von Arbeitsprozessen
• Einführung von Standard Operating Procedures (SOPs)
• Nutzung von Prozessmanagement-Software
• Methoden zur Qualitätssicherung
• Kontinuierliche Prozessverbesserung (Kaizen)

Modul 8: Stressmanagement

• Ursachen und Symptome von Stress
• Techniken zur Stressbewältigung
• Work-Life-Balance
• Entspannungs- und Achtsamkeitsübungen
• Betriebliche Gesundheitsförderung

Modul 9: Changemanagement

• Grundlagen des Changemanagements
• 8-Stufen-Modell nach Kotter
• Stakeholder, Projektkoalition und Multiplikatoren
• Phasen des Veränderungsprozesses
• Kommunikation im Veränderungsprozess
• Umgang mit Widerstand und Ängsten
• Erfolgsmessung und Nachbereitung von Veränderungen

Abschlussbeschreibung
Lehrgangsinterner Zertifikatstest
Der Test besteht aus Multiple-Choice-Fragen und einer Präsentation in Form einer Fallstudie zu einem der neun Themen.



Technische Voraussetzungen
Für die Teilnahme am Kurs wird Folgendes empfohlen:

• Webcam
• Headset (Kopfhörer mit Mikrofon)

Ablauf
Dieser Zertifikatslehrgang wird vollständig online durchgeführt - einschließlich des lehrgangsinternen Abschlusstests, der ebenfalls online abgelegt wird.
Für einen erfolgreichen Abschluss empfehlen wir, an allen Veranstaltungen live online teilzunehmen.
Voraussetzung für den Erhalt des Zertifikats ist eine Anwesenheit von mindestens 80 Prozent sowie das Bestehen des Abschlusstests.

Bildungsurlaub
Für dieses Weiterbildungsangebot kann unter bestimmten Voraussetzungen Bildungsurlaub beantragt werden. Ob ein Anspruch besteht, hängt von den jeweiligen gesetzlichen Regelungen ab. In der Regel umfasst Bildungsurlaub bis zu fünf Arbeitstage pro Kalenderjahr bei fortgezahltem Arbeitsentgelt. Bitte beachten Sie die geltenden Regularien und besprechen Sie diese sowie die betrieblichen Anforderungen im Vorfeld mit Ihrem Arbeitgeber. 

Teilnehmerkreis:
Der Zertifikatslehrgang richtet sich an (angehende) Office-Manager, Teamleiter, Verwaltungsmitarbeiter, Assistenten der Geschäftsführung und Projektmanager. Der Lehrgang ist sowohl für Einsteiger als auch für Fortgeschrittene konzipiert, die ihre Kenntnisse im allgemeinen Office-Management auffrischen lassen möchten.