Kursbeschreibung

Zielsetzung:
Protokolle erfüllen wichtige Funktionen für eine erfolgreiche und transparente Kommunikation. In Meetings und Sitzungen werden Diskussionsverläufe dokumentiert, wichtige Entscheidungen und Aufgaben festgehalten. Sie sorgen dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und auch Nichtanwesende sich informieren können.
Professionelle und präzise strukturierte Protokolle bilden damit ein unverzichtbares Werkzeug, insbesondere in den heutigen Zeiten, die von schnellen Entscheidungen geprägt sind.
Protokolle gehen über das reine Festhalten von Ergebnissen oder einen Mitschrieb hinaus: in manchen Kontexten sind sie gesetzlich sogar vorgeschrieben. Sie dienen als Grundlage für Beschlüsse und Entscheidungen, die Aufgabenverteilung und die Festlegung von Zuständigkeiten. Protokolle sind daher objektiv und klar strukturiert zu verfassen und müssen auch nach Wochen oder Monaten und für Nichtanwesende bzw. Nichtbeteiligte verständlich und nachvollziehbar sein.
In diesem Seminar lernen Sie, wie Sie Protokolle stilsicher und effizient verfassen und so aufbereiten, dass sie sowohl übersichtlich als auch zweckmäßig sind. Sie werden Ihre Kompetenzen erweitern, um professionelle Protokollführung souverän zu beherrschen.

Lernziele:
- Sie erfahren Bedeutung und Anforderungen an Protokollführung im Allgemeinen und welche Protokollarten für Sie sinnvoll sind
- Sie lernen, sich effektiv auf die Protokollführung vorzubereiten
- Sie erlernen, Protokolle klar zu strukturieren und lesenswert zu gestalten
- Sie entwickeln Fähigkeiten, komplexe Sachverhalte verständlich und prägnant zu formulieren und die optimalen Stil- und Formulierungshilfen zu wählen.

Inhalt:
Grundlagen der Protokollführung
- Definition und Funktionen von Protokollen
- Überblick über verschiedene Protokollarten und deren Einsatzmöglichkeiten
- Vorbereitung, Protokollierung, Nachbearbeitung
- Werkzeuge wie MS-Office, PowerPoint oder Meeting-Software
Formale Gestaltung von und Sprache in Protokollen
- Struktur eines Protokolls: Aufbau & Gliederung und einen Roten Faden erstellen
- Praktische Übungen zur Strukturierung
- Formulierungsregeln
- Direkte und indirekte Rede
- Abkürzungshilfen
Aufgaben zur Protokollführung in Abhängigkeit zur Sitzungsart
- Möglichkeiten der Mitschrift (Handschriftlich, digital) mit Vor- und Nachteilen
- Alle Teilnehmenden erfassen
- Das Wesentliche herausarbeiten
- Professionelle Gestaltung des Protokolls (Übersichtlichkeit, Leserfreundlichkeit und in Abhängigkeit der Protokollart kurzgefasst)
- Agenda während des Sitzungsverlaufs kontrollieren
- Sicherstellen, dass Zeiten eingehalten werden
- Optimale Zusammenarbeit zwischen Moderation / Sitzungsleitung und Protokollführer:in
- Diskussionen mit Einfühlungsvermögen in eine konstruktive Richtung lenken
- Sachlich und fachlich dokumentieren ohne subjektive Meinungsäußerung

Teilnehmerkreis:
Dieses Online-Seminar richtet sich an alle, die im Beruf Protokolle verfassen.