Kursbeschreibung

Zielsetzung:
Office Manager sind die stillen Helden im Unternehmen, da sie die reibungslose Organisation des Büros sicherstellen. Ein gut strukturiertes Office Management gewährleistet, dass Aufgaben effizient geplant und umgesetzt werden. Dabei übernehmen Office Manager eine zentrale Schnittstellenfunktion, ohne die viele Unternehmen ins Chaos geraten würden.

Nach Abschluss dieses Zertifikatslehrgangs sind Sie als Teilnehmer*innen in der Lage, die gelernten Inhalte anzuwenden, zu analysieren und Lösungsmodelle zu entwickeln. Sie sind sich der Bedeutung eines effizienten Office-Managements in Bezug auf die vermittelten Module bewusst, können diese bewerten und entsprechend anwenden, analysieren und anpassen.

IHK-Zertifikat
Um den Kurs mit Erfolg abzuschließen, empfehlen wir bei allen Veranstaltungen dabei zu sein. Voraussetzung für den Erhalt des Zertifikats ist eine mindestens 80-prozentige Anwesenheit und ein bestandener Abschlusstest.
Der Test besteht aus Multiple-Choice-Fragen und einer Präsentation in Form einer Fallstudie zu einem der neun Themen.

Inhalt:
Modul 1: Grundlagen und Bedeutung eines effizienten Officemanagements
- Definition und Ziele des Officemanagements
- Rollen und Verantwortlichkeiten
- Einfluss auf die Unternehmensstruktur
- Vorteile eines effizienten Officemanagements
- Best Practices und Standards
Modul 2: Effiziente Chefentlastung - auch für mehrere Vorgesetzte
- Ein oder mehrere Vorgesetzte - wo ist der Unterschied?
- Priorisierung und Zeitmanagement
- Effektive Kommunikationstechniken
- Delegation von Aufgaben
- Nutzung digitaler Tools zur Chefentlastung
- Konfliktmanagement bei widersprüchlichen Anforderungen
Modul 3: Zeit- und Selbstmanagement
- Arbeitstypbestimmung
- Erstellung und Nutzung von To-Do-Listen
- Priorisierungstechniken (z.B. Eisenhower-Matrix, ABC, ALPEN etc.)
- Erkennen und Umgang mit Zeitfressern
- Techniken zur Steigerung der persönlichen Effizienz
- Nutzung von Kalender- und Planungstools
- Kollaborationstechniken
Modul 4: Kommunikation
- Grundlagen der effektiven Kommunikation
- Kommunikationsmodelle und -theorien
- Feedback geben und empfangen
- Konfliktlösung und Mediation
- Nutzung digitaler Kommunikationswerkzeuge
- Vorträge halten
Modul 5: Teamentwicklung und Teambuilding
- Teamrollen
- Phasen der Teamentwicklung
- Methoden zur Förderung des Teamzusammenhalts
- Resiliente Teams gestalten
- Agile Teams fördern
- Rolle der Führungskraft im Teambuilding
- Workshops und Aktivitäten zur Teamentwicklung
- Konfliktmanagement im Team
Modul 6: Ablage und Dokumentenverwaltung
- Grundlagen der Dokumentenverwaltung
- Digitale vs. analoge Ablage
- Rechtliche Anforderungen und Datenschutz
- Nutzung von Dokumentenmanagementsystemen (DMS)
- Effiziente Archivierungsstrategien
Modul 7: Prozesssteuerung und Struktur
- Analyse und Optimierung von Arbeitsprozessen
- Einführung von Standard Operating Procedures (SOPs)
- Nutzung von Prozessmanagement-Software
- Methoden zur Qualitätssicherung
- Kontinuierliche Prozessverbesserung (Kaizen)
Modul 8: Stressmanagement
- Ursachen und Symptome von Stress
- Techniken zur Stressbewältigung
- Work-Life-Balance
- Entspannungs- und Achtsamkeitsübungen
- Betriebliche Gesundheitsförderung
Modul 9: Changemanagement
- Grundlagen des Changemanagements
- 8-Stufen-Modell nach Kotter
- Stakeholder, Projektkoalition und Multiplikatoren
- Phasen des Veränderungsprozesses
- Kommunikation im Veränderungsprozess
- Umgang mit Widerstand und Ängsten
- Erfolgsmessung und Nachbereitung von Veränderungen


Teilnehmerkreis:
Der Zertifikatslehrgang richtet sich an (angehende) Office-Manager*innen, Teamleiter*innen, Verwaltungsmitarbeiter*innen, Assistent*innen der Geschäftsführung und Projektmanager*innen. Der Lehrgang ist sowohl für Einsteiger*innen als auch für Fortgeschrittene konzipiert, die ihre Kenntnisse im allgemeinen Office-Management auffrischen lassen möchten.