Kursbeschreibung

Zielsetzung:
Professionelle Assistenz auf modernem Niveau

Der Zertifikats-Lehrgang Management Assistent 2.0 bereitet Sie in sieben Modulen umfassend auf Ihre Rolle im Management vor. Sie lernen effektives Ablagemanagement, zeitgemäße Korrespondenz, Zeitmanagement, Travel- und Event-Management sowie den Einsatz digitaler Hilfsmittel wie KI und Social Media. Kommunikation und Konfliktmanagement, betriebswirtschaftliche Grundlagen, Teamarbeit und Führungsaufgaben stehen ebenfalls auf dem Programm.

Darüber hinaus erwerben Sie rechtliche Kenntnisse zu Mitbestimmung und Arbeitsrecht sowie Datenschutzkompetenzen für das digitale Zeitalter. Im abschließenden Modul reflektieren Sie Ihre Stärken, entwickeln Resilienztechniken und präsentieren Ihre Erkenntnisse.

Zentrale Inhalte im Überblick:

• Aufgaben, Rollen und Selbstverständnis moderner Assistenz
• Professionelle Kommunikation - intern, extern und interkulturell
• Zeit- und Prioritätenmanagement für anspruchsvolle Arbeitsumfelder
• Digitale Tools für Organisation, Planung und Teamarbeit
• Sicheres Auftreten, Gesprächsführung und Konfliktkompetenz
• Grundlagen des Projektmanagements
• Effiziente Büroorganisation und strukturierte Informationsflüsse

Ihr Nutzen:

• Sie entwickeln ein klares Rollenverständnis für moderne Assistenzfunktionen
• Sie stärken Ihre Kommunikations- und Organisationskompetenzen
• Sie arbeiten sicher mit digitalen Tools und Methoden
• Sie erhöhen Ihre beruflichen Chancen - ideal für Neu- und Quereinsteiger
• Sie erwerben ein anerkanntes IHK-Zertifikat für Ihren Karriereweg

Inhalt:
Modul 1: Effizientes Organisationsmanagement: Chefentlastung durch Selbst- und Zeitmanagement

• Effektives Ablagemanagement und Dokumentation
• Zeitgemäße Korrespondenz: Schriftverkehr leicht gemacht
• Zeitmanagement: Prioritäten setzen und Zeiteinteilung
• Travel-Management und Reisekostenabrechnung
• Event-Management: Von der ersten Idee zur perfekt organisierten Veranstaltung
• KI, Word und Social Media, Digitale Hilfsmittel im Büroalltag
• Präsenz und Präsentieren: Wie zeige ich meine Inhalte?
• Perfekte Unterstützung durch effiziente Chefentlastung und Organisations-Management

Modul 2: Controlling und Unternehmensführung: Unternehmenssteuerung auf Basis betriebswirtschaftlicher Kennzahlen

• Führung beginnt in der Assistenz: Führungsinhalte und Kennzahlen
• Vermittlung grundlegender betriebswirtschaftlicher Kenntnisse
• Betriebswirtschaftslehre
• Grundbegriffe, Unternehmenssteuerung, Wirtschaftsplanung, Controlling
• Analyse der Geschäftsentwicklung
• Bilanzanalyse, Controlling
• Führungsprinzipien
• Management, Geschäftsführung, Aufbau von Organisationen
• Unternehmenskultur, systemische Anforderungen
• Grundsätze der Organisationsentwicklung
• Systemischer Ansatz der Organisationsentwicklung
• Strukturen in Unternehmen
• Möglichkeiten und Veränderungen
• Sozialsystem der Organisation
• Volkswirtschaftslehre und Marktmodelle
• Angebot und Nachfrage
• Eingriffe des Staates

Modul 3: Kommunikation und Konfliktmanagement: Das Einmaleins in kritischen Situationen

• Kommunikationsmodelle
• Verstehen der verbalen und nonverbalen Kommunikation
• Techniken zur gezielten Gesprächsvorbereitung, auch in heiklen Situationen
• Konfliktmanagement-Basics
• Einführung in das Eskalationsmodell nach Friedrich Glasl
• Methoden zur Förderung von Perspektivwechseln, um auch bei unterschiedlichen Erwartungen konstruktiv miteinander ins Gespräch zu kommen
• Kommunikationsformen
• Analyse, welche Form der Kommunikation - schriftlich, mündlich, per WhatsApp oder Telefon - wann am effektivsten ist
• Konflikte im Unternehmen
• Erkennen, wann und welche Unterstützung bei Konflikten angebracht ist
• Rollen und Verantwortlichkeiten von Konfliktbeteiligten und Vermittler*innen
• Feedback geben und nehmen
• Umgang mit Kritik
• Nutzung von Feedback zur persönlichen Weiterentwicklung
• Analyse des eigenen Konfliktverhaltens und Kommunikationsstils
• Durchführung eines Selbsttests zur Identifizierung von Stärken und Entwicklungsbereichen

Modul 4: Rechtliche Grundlagen: Arbeitsrecht, betriebliche Mitbestimmung und Organisationsstrukturen

• Geschäftsführung und Organisationsstrukturen
• Rechtsformen und Umstrukturierung
• Gewerbeanmeldung
• Unterschriftsberechtigung
• Betriebsrat und Mitbestimmung
• Zusammenarbeit mit Gewerkschaften und Arbeitgeberverbänden
• Einberufung vom Aufsichtsrat
• Arbeitsrechtliche Bedingungen: Do's and Don't's

Modul 5: Digitalisierung und Datenschutz: Chancen und Risiken für die Assistenz

• Aussenwirkung und Informationspflichten: Transparente Information für die Betroffenen gemäß gesetzlicher Anforderungen inhaltlich und über Arbeitsabläufe bereitstellen
• Leitlinien und Vertraulichkeitsverpflichtung: Festlegung und Einhaltung interner Richtlinien zum Schutz sensibler Daten
• Mitarbeiter-Schulung
• Verarbeitungsverzeichnis: Dokumentation aller Datenverarbeitungsaktivitäten
• Auftragsverarbeiter: Sorgfältige Auswahl und Überwachung externer Dienstleister
• Betroffenenrechte und Einwilligungsmanagement
• Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM)
• Datenpannen: Klare Verfahren zur Meldung und Behandlung von Datenschutzvorfällen
• Löschkonzept: Fristgerechte und ordnungsgemäße Löschung von Daten
• Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA): Bewertung und Minimierung von Risiken bei der Datenverarbeitung
• Audit: Regelmäßige Überprüfungen zur Sicherstellung der Einhaltung der Datenschutzrichtlinien
• Datenschutz-Management-System
• Privacy by Design und Privacy by Default: Datenschutzfreundliche Gestaltung von Produkten und Dienstleistungen
• KI im Unternehmen: Bewertung der Chancen und Risiken von Künstlicher Intelligenz im Einklang mit Datenschutzanforderungen

Modul 6: Erfolgsorientierte Teamarbeit: Unterstützung bei Entwicklung und Leistungsfähigkeit

• Hidden Leadership - Führung im Schatten durch die Assistenz
• Rolle und Verantwortung der Assistenz in der Teamführung
• Bedeutung von Delegation für effektives Teamwork
• Fortsetzung Organisationsentwicklung
• Formen der Organisation in Unternehmen
• Aufbau und Entwicklung von Organisationen
• Teamrollen und Teamstrukturen
• Typische Teamrollen und ihre Bedeutung
• Strukturelle Aspekte der Teamentwicklung und des Teamaufbaus
• Führungsstile, -verhalten und -instrumente
• Unterschiedliche Führungsstile und ihre Anwendung
• Führungsinstrumente zur Steigerung der Teamdynamik
• Graswurzelinitiativen
• Begleitung von Teams in Veränderungsprozessen
• Rolle der Assistenz bei der Unterstützung von Teams in Veränderungsprozessen
• Grundlagen des Change Managements für Teams
• Instrumente der Motivationsförderung
• Projektmanagement
• Grundlagen des Projektmanagements für Assistenzkräfte
• Unterschiede zwischen Projektassistenz und Managementassistenz

Modul 7: Schlüsselposition Assistenz

• Das eigene Stärkenprofil
• Reflexion der persönlichen Fähigkeiten und Potenziale
• Gezielte Anwendung im beruflichen Kontext
• Resilienz im Assistenzalltag
• Kleine Übungen zur Stärkung der psychischen Widerstandsfähigkeit
• Handlungsfähigkeit in stressigen Situationen bewahren
• Techniken zur effektiven Handlungsfähigkeit auch unter Druck
• Umgang mit unterschiedlichen Erwartungen und Ansprüchen
• Strategien zur erfolgreichen Bewältigung von Herausforderungen
• Gestaltung der Schlüsselposition der Assistenz im Unternehmen
• Verantwortlichkeiten in der Assistenz
• Auseinandersetzung mit Pflichten und Verantwortungen
• Entwicklung von Strategien zur Balance mit persönlichen Grenzen

Abschlussbeschreibung
Lehrgangsinterner Zertifikatstest & Abschlusspräsentation

• Überprüfung des erworbenen Wissens durch einen Schrifftlichentest
• Präsentation der Erkenntnisse und Erfahrungen in einer 10-minütigen Präsentation

Sie erarbeiten über die gesamte Zeit hinweg Ihre eigene Abschlusspräsentation zu einem Thema Ihrer Wahl und schließen im letzten Modul mit einer kurzen Präsentation und einem Test den Lehrgang ab.



Technische Voraussetzungen
Für die Teilnahme am Kurs wird Folgendes empfohlen:

• Webcam
• Headset (Kopfhörer mit Mikrofon)

Ablauf
Unsere Präsenzlehrgänge beinhalten einzelne Unterrichtseinheiten im Rahmen von Live-Online-Trainings. Die Dozenten vermitteln die Inhalte interaktiv und stehen durchgängig als Ansprechpersonen zur Verfügung. In besonderen Ausnahmefällen behalten wir uns vor, den Online-Anteil entsprechend anzupassen.

Bildungsurlaub
Für dieses Weiterbildungsangebot kann unter bestimmten Voraussetzungen Bildungsurlaub beantragt werden. Ob ein Anspruch besteht, hängt von den jeweiligen gesetzlichen Regelungen ab. In der Regel umfasst Bildungsurlaub bis zu fünf Arbeitstage pro Kalenderjahr bei fortgezahltem Arbeitsentgelt. Bitte beachten Sie die geltenden Regularien und besprechen Sie diese sowie die betrieblichen Anforderungen im Vorfeld mit Ihrem Arbeitgeber. 

Teilnehmerkreis:
Dieser Zertifikatslehrgang richtet sich an (angehende) Assistenten der Geschäftsleitung sowie an Quereinsteiger und Neueinsteiger.